Agiles Arbeiten mit Scrum und Kanban - Die Zukunft in der modernen Arbeitswelt

12.6.2021

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Die agile Arbeitsweise kann zu einem wichtigen Baustein in einer modernen Unternehmenskultur werden. Eine agile Organisation zeichnet sich dadurch aus, dass Vorgesetzte sich aus der typischen Hierarchiestruktur zurückziehen und gleichberechtigt als Teil des Teams mitarbeiten. Angestellte können eigenständig die Verantwortung für ihre Aufgaben übernehmen. So können sie sich frei und selbstbestimmt entfalten und ihr volles Potenzial ausschöpfen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Wie sich das konstruktiv umsetzen lässt, erfahren Sie hier.

So funktioniert die agile Arbeitsweise

Projekte werden zunächst strukturiert geplant und gehen anschließend in die Eigenverantwortung der beteiligten Teammitglieder über. Einzelne Aufgaben werden in Bezug auf Zuständigkeit, notwendige Ressourcen und maximale Dauer auf einem digitalen Board visualisiert. Jeder Mitarbeitende hat Zugriff auf dieses Board, um eigene Fortschritte zu dokumentieren und über den aktuellen Stand der Kollegen informiert zu sein. Außerdem finden regelmäßig Zusammenkünfte statt, um einen aktiven Austausch über den Projektverlauf zu gewährleisten. Für die Führungsebene eines Unternehmens stellt das eine enorme Erleichterung in Bezug auf die Bewertung und Steuerung jedes Projektes dar.

Unternehmensziele schneller erreichen mit der Scrum-Methode

Der Scrum-Erfinder Jeff Sutherland verändert mit seiner revolutionären Methode, die ursprünglich zum Projekt- und Produktmanagement im Bereich der agilen Softwareentwicklung gedacht war, mittlerweile auch Unternehmensprozesse außerhalb der IT-Branche.

Vier klar definierte Regeln erläutern den Grundgedanken hinter Scrum, der sich auch in jeder Branche fernab von agiler Softwareentwicklung für effektives Teamwork nutzen lässt.

  • Personen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
  • Funktionierende Software bzw. zielführende Ergebnisse sind wichtiger als umfassende Dokumentationen
  • Zusammenarbeit mit Kunden ist wichtiger als zähe Vertragsverhandlungen
  • Effizientes Reagieren auf Veränderungen ist wichtiger als das starre Befolgen eines vorgegebenen Plans

Effektive Werkzeuge zur Optimierung der Prozesse eines Projektes

Es gilt, zuvor definierte und festgelegte Aufgaben in maximal vier Wochen dauernden Sprints anzugehen und im Anschluss das betreffende Projekt und den bisherigen Verlauf zu analysieren und gegebenenfalls zu optimieren. Während eines Sprints dürfen die aktuellen Aufgaben nicht verändert oder neue Tätigkeiten hinzugefügt werden. Sollten Anpassungen notwendig sein, wird das für den nächsten Sprint eingeplant. An Ende jeder Phase wir der bisherige Verlauf im gesamte Team analysiert und diskutiert. So können zum Beispiel Optimierungspotenziale aufgedeckt werden, um zukünftige Planungen entsprechend zu verbessern.

Das gemeinsame stetige Lernen aus vergangenen Ereignissen wird beim Scrum Retrospektive genannt. Das fördert zum einen eine effiziente Zusammenarbeit im Team und zum anderen eine kontinuierliche Verbesserung der gesamten Teamleistung. Diese Art des Meetings gibt jedem Beteiligten den Raum, Probleme oder frustrierende Ereignisse anzusprechen. Innerhalb des Teams geht es nicht um Lob oder Kritik an anderen Teammitgliedern, sondern um das bestmögliche Erreichen des immer im Fokus stehenden gemeinsamen Ziels.

Die 5 Phasen der Retrospektive

  1. Die Ziele der aktuellen Zusammenkunft werden abgestimmt.

  2. Die einzelnen Bereiche werden analysiert und priorisiert. Was ist gut gelaufen? Wo gab es Probleme?

  3. Es wird intensiv über die positiven und negativen Erfahrungen gesprochen. Zusätzlich wird Ursachenforschung betrieben, für Erfolge und Misserfolge gleichermaßen. Dieser Phase sollte besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden, denn hier wird der Grundstein für die noch folgenden Phasen gelegt.

  4. Gemeinsam werden konkrete Maßnahmen konstruiert und beschlossen, um positive Veränderungen herbeiführen zu können.

  5. Revue passieren lassen der aktuellen Retrospektive. Jeder Teilnehmende berichtet über seine Erfahrungen und Gefühle, mit denen er das Meeting verlässt. Zusätzlich werden Angaben zur Sinnhaftigkeit des Gespräches gemacht und Verbesserungsvorschläge können eingebracht werden.

Das Daily Standup zur optimalen Planung

Daily Standup steht für ein tägliches kurzes Zusammentreffen eines Teams in stehender Haltung. Diese maximal 15 Minuten dauernden Meetings dienen der Abstimmung und der weiteren Projektorganisation. Es wird kurz über die wichtigsten Ereignisse des vergangenen Tages gesprochen, um Erfolge oder auch Probleme darzulegen. Das gemeinsame Ziel steht bei jedem Standup im Fokus, sodass Herausforderungen und Barrieren gemeinsam fristgerecht bewältigt werden können. Transparenz, Verlässlichkeit und gegenseitige Unterstützung sind die Grundpfeiler eines guten Standups.

Organisationsplattform Kanban Board

Das Kanban Board ist ein zentrales und übersichtliches Management-Tool zur Organisation verschiedener Projekte und Aufgaben. Bei dieser Visualisierungsmethode werden alle Projektprozesse von der Planung bis zur Realisierung transparent abgebildet. Die Komplexität vieler Herausforderungen im geschäftlichen Alltag erschwert oft die Kommunikation zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen. Die neue Herangehensweise mit Kanban macht komplexe Projekte transparenter, denn jeder ist jederzeit über den aktuellen Stand informiert. Zudem gestaltet sich die Erledigung einzelner Aufgaben für die Mitarbeitenden flexibler.

Die Rolle der Geschäftsführung in der agilen Unternehmenskultur

Dort wo Eigeninitiative von Seiten der Arbeitnehmer erwünscht ist und durch den Einsatz geeigneter Werkzeuge gefördert wird, profitiert das Unternehmen von aktiven und motivierten Angestellten, die mit eigenen Ideen Lösungsansätze entwickeln und so Herausforderungen selbständig bewältigen können. Diese Transformation der Unternehmenskultur zur agilen Organisation bietet ein hohes Maß an Potenzial zur Weiterentwicklung. Nicht nur die persönlichen Stärken jedes einzelnen Angestellten werden sich entfalten, auch die Führungsebene profitiert von der zunehmend besser werdenden Qualität der Arbeitsergebnisse.

Fehler erlauben und wertschätzen lernen

Der Ansatz Command and Control kann in Teams und Projekten zu verheerenden Fehlentwicklungen führen. Interventionen von Seiten der Führungsebene haben eventuell zur Folge, dass die Personen, die direkt am Kern der Thematik tätig sind, ihre Aufgaben wider besserem Wissen nur noch streng nach Vorschrift erledigen. So kann das althergebrachte Führungsverständnis dem Erfolg eines Projektes massiv im Wege stehen. Wer als Vorgesetzter seine eigene Kompetenz voranstellen und so einen Fehler verhindern möchte, kann damit genau das Gegenteil erreichen. Es liegt natürlich sehr im Interesse eines Unternehmens, dass Fehler nicht passieren oder frühestmöglich korrigiert werden; das wissen aber auch die Angestellten. Agile Methoden erfordern einen konstruktiven und wertschätzenden Umgang mit Fehlern, die ausdrücklich erlaubt sein müssen, um daraus neue wertvolle Erkenntnisse gewinnen zu können.

Doch nicht nur die Methoden allein führen zur Steigerung von Produktivität und Zufriedenheit. Ein weiterer elementarer Faktor sind ebenso die Fähigkeiten und die Bereitschaft sich auf Neues einlassen zu können.